Тайм-менеджмент: планирование недели

В этой статье поговорим о крайне важной вещи – тайм-менеджменте. Уже немного касался темы управления временем: Тайм-менеджмент: маленький секрет по управлению временем. Cегодня разговор о  том, как лучше распланировать неделю. (Секретами делится Бодо Шефер, я дополняю)))

1. Все наши дела-занятия можно разделить на четыре части.

Это следующие сектора:

А – дела важные и срочные.
В – дела не срочные, но важные.
С – дела срочные, но маловажные.
D – дела ни срочные, ни важные.

Определитесь, что именно для вас входит в тот или иной сектор. Типичные занятия сектора  А – работа и учеба. Сектор С – это рутина, неожиданно на нас наваливающаяся: занудные гости, которых не выпроводить из квартиры никакими силами, прорвавшиеся водопроводные трубы и тому подобные мелочи.

Естественно, секторам А и С приходится уделять внимание постоянно. Сектору С мы порой отдаем непозволительно много времени (пустая болтовня, все эти аськи и контакты, ненужные книги и ЖВАЧНИК!!!))).

А что же тогда сектор В? Это дела, которые связаны с вашими долговременными целями. Поэтому золотое правило тайм-менеджмента и планирования недели в частности – это


Планировать прежде всего дела из сектора В!

Сектор В – важнейший для того, кто хочет добиться успеха! Это ваша работа на себя. И ваша первейшая цель при планировании – любыми путями выкроить время для дел из этого сектора. И уже потом добавлять остальные занятия.

2.  Всегда необходимо помнить, что существуют непредвиденные траты времени. Их никак не учесть при планировании.

Специалисты по управлению временем советуют планировать 50 % времени, а оставшиеся 50 оставить в резерве. Если же ничего времяпожирающего :))) не случится, то расходовать время на дела из сектора В. Хуже не будет.

Хороший совет, хотя меня смущает такая однозначная цифра - 50 %. Я думаю, это зависит от вашей профессии. Если вы, например, журналист или бизнесмен, тогда, пожалуй, 50 – в самый раз. Ну а если фрилансер или ученый? Жизнь более предсказуема, рабочий день более нормирован (или более управляем). Можно оставить на непредвиденные дела процентов 30.

3. Лучше всего планировать именно неделю. Вы сможете поставить более-менее крупные цели и будете видеть общее положение ваших дел. В то же время, остается свобода маневра – если что-то не получилось в эту неделю, это не станет катастрофой, можно будет скорректировать курс на следующей неделе.  Короче, неделя – оптимально для планирования.

4. Подходите к делу реально, планируйте время для отдыха, для необходимых перерывов, - рекомендует Бодо Шефер.

Чтобы лучше всего достичь реализуемости планов, нужно выбрать несколько своих обычных дней и подробно записать, когда и чем вы занимались. Потом с записями нужно поработать, посмотреть, что и как можно улучшить.  Таким образом, вы получите РЕАЛЬНОЕ представление о времени, которым располагаете.

5. Для каждой недели я выбираю «девиз» - напоминание о главных целях этой недели, относящихся к работе над самим собой. Это цели категории «быть таким-то». Например, не раздражаться на соседей и клиентов, держать здоровую осанку или строго придерживаться режима. Девиз лучше всего написать на бумажке и повесить на видное место, чтобы постоянно натыкаться на нее взглядом.

Вместо девиза может быть одна главная кратковременная цель – я придерживаюсь мнения, что на целях следует максимально концентрироваться. Уже писал об этом: Постановка целей.

Девиз также может служить как бы помощником для выполнения частных задач. Например – если вам предстоит больше обычного работать  за компьютером, записывайте девиз «Следить за тем, чтобы глаза не уставали».

Важно, чтобы каждая неделя имела девиз. Тогда вы привыкаете целенаправленно работать над собой. Это дается легко и естественно.

Теперь собственно к технологии планирования недели.

Во-первых, я делаю табличку с такими столбцами:


- неделя (с такого-то по такое-то)

- цели на неделю (отдельно девиз и задачи, которые выражаются материально)

- достигнутые цели

- трудности и как я их преодолел

- чему я научился за эту неделю?

Ясно, что первые два столбца заполняются во время планирования (у меня - в воскресенье вечером), остальные – после окончания недели (вечером следующего воскресенья).

Очень важен здесь пункт «чему я научился?». Обращайте на него внимание – это не только позволит вам эффективно использовать время, но и вообще развиваться как личность и лидер.

После анализа недели (то есть дозаполнения таблицы), вы планируете девиз и задачи на следующую.

Потом следует распределить задачи по дням. В понедельник я делаю это, во вторник –  вот это. (см. также мой пост добиваемся цели). Конечно же, эти задачи на каждый день нужно записать – в ежедневник или планер.

Итак:

Планируем в первую очередь дела, связанные с долгосрочными целями.

Учитываем в своих планах непредвиденные траты времени.

Планируем неделю, а дни – уже в ее рамках. (А неделя – в рамках долговременных целей!)

Обязательно определяем, каким количеством времени мы можем распоряжаться. Для этого думаем, как можно модернизировать свой обычный день.

Разделяем «материальные» задачи (делать/иметь) и «девиз» - (быть).

Планировать начинаем с таблички, подводим итоги с ее же помощью.

Задачи на каждый день определяем, разбивая  на части общие задачи.


На сегодня все! Всем успешного планирования и исполнения планов.

Оставайтесь на связи!

Ваш Larri

5 коммент.:

marketing-scout комментирует...

О, любимая формула ABCD! По своему опыту скажу, что большинство задач возникают именно по типу "срочно, но не важно". Тут их тоже приходится ранжировать. А вот пункт "Чему я научился" очень важен. Я в своих экселевских планах пользуюсь графой "Результат". Очень сильно стимулирует, потому что 99% результата - это не 100% результат.

Larri комментирует...

Да, "чему научился" - нужно заполнять обязательно. И можно добавить что-то вроде: "как делать лучше"

Michael de`Oz комментирует...

я бы другой порядок дел установил. Но вообще планировка вещь полезная

Larri комментирует...

Michael de`Oz, какой?

Анастасия комментирует...

да интересно какой?
Планирование-это очень важная вещь. И соглашусь что лучше ее составлять не в уме а записывать. У меня не получается разделить их на ABCD, а пишу все одним списком. Как приучить себя разграничивать их:(